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Manners

Manners メールのマナー

普段何気なく使っているメールですが、使い方にはマナーがあります。迷惑メールにはならなくても、他人に不快感を与えたり、用件がわかりにくくては残念です。
ここでは基本ポイントをチェックしてしてみましょう。

わかりやすさは基本

個人でも1日に何十通も何百通もメールのやりとりをしている人もいます。ですから誰からのメールでどういった用件や内容なのか、相手にわかりやすく伝えることが必要です。

件名を明確に

件名は必ず入れましょう。例えば次のようにします。

メールソフトの件名

これなら受信した相手は、すぐに「わん太会」の日程変更の件だとわかります。そして、当然ながら知り合いからのメールだと認識しやすいのです。

件名を入れていてもあまり良くない例は、「こんにちは」などのただの挨拶です。久しぶりに知人に出したメールなどでは良いかもしれませんが、これだと何の用件がわかりません。

本文は適度に改行する

本文が右端までいっぱいなっていると、非常に読みにくいものです。メールソフトによっては右端の途中で自動改行してくれるものもありますが、相手が読みやすいように、適度に改行を入れましょう。

署名を入れる

誰から送信されたメールなのかはメールアドレスを見ればわかりますが、署名を入れるのが親切なメール利用者です。

メールソフトの署名

このように、本文の最後に名前(フルネームではなく、ニックネームなどでも可)とメールアドレスを入れて、線や星などで適当に飾りつけしてもいいでしょう。

Outlook Expressなら、ツール→オプション→署名→作成を順次選択して、署名の編集のテキストの欄に、署名を書いておきます。これで毎回署名を書かなくても挿入されます。

返信は迅速に

メールを送信した人は受信相手が読んでいると思っているので、返信は迅速に行いましょう。特に仕事上で質問が入っていた場合は、できるだけ早く回答するのがマナーです。

ただし、ホームページでメールでの質問や意見は受け付けているが、個別にはメールで回答しないとしているところもあります。送信者もその点は確認しましょう。

文字化け防止

最近はメールで文字化けすることは少ないと思いますが、それでも一応気をつけましょう。

要するに手紙が電子的に、しかも高速化したものがメールだと思えば、マナーにも気がつきやすいよね。普通の手紙と同じように、差出人や用件がわかりやすく、そして読みやすいのがメールが相手に対してのマナーだよ。
また、下にあげたような最低限のセキュリティ面にも気を配るようにすることもメールでは大切だから、メール初心者の方はきっちり読んで確認してね。

セキュリティに気を配る

残念ながら、迷惑メールやウイルスメールは多く存在しています。メールを送信するときは、最低限度のセキュリティ意識は必要です。

添付ファイルは合意の上で

普段からメールで写真などのファイルをやりとりしているならともかく、仕事上のやりとりやあまりメールのやりとりをしていない友人に、いきなりファイルを添付したメールを送信するのはマナー違反。
仕事でPDFファイルをなど送信するときは、事前に相手に伝えます。
また、メール本文に添付ファイルのファイル名と簡単な内容を書きましょう。

HTML形式メールは避ける

もうこれは常識だと思います。HTML形式のメールマガジンは企業を中心に多くありますが、HTML形式メールをいたずら目的に使用する人もいます。
メールはテキスト形式が基本です。HTMLメールは一切開かない(メールソフトでテキスト表示にしている人も)という人もいるので、使いたい場合は相手に相談です。

送信メールのウイルスチェック

ほとんどのウイルス対策ソフトは、自動で送信メールのウイルス検査をしていると思いますが、中には受信メールはチェックしても、送信メールは自動でチェックしないソフトもあります。
メール送信時にウイルス検査をしたからといって、受信した時にウイルスが入り込んでいないという確証はありませんが、少なくても送信した時点のウイルスチェックでは安全だったことは大事なことです。


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