bunsho 文書をきれいに
ワープロソフトなどでプリントすることを前提に作成する普段の文書は、モノクロのものが多いと思います。そこで、字体や写真などを入れて見栄えのする文書を作成しようとするのですが・・・それが裏目にでることも。
ここでは、文書をきれいに見せるためのコツを考えてみましょう。
字体の注意！
モノクロ文書なので見た目に変化をつけようと思って、見出しや強調部分の字体を特徴のある物に換えることは良いのですが、必要以上に過度に字体を多く使用したり、読みにくい字体を使っていると逆効果です。
気をつけたい具体的な事項は以下の点です。
字体の種類が多すぎ
1ページの中に字体があまりに多いと、どこを強調しているのか漠然としてしまい、かえって読みにくい文書になってしまいます。
字体の変化は見出しと特に強調したい部分にとどめた方が、一般的にはきれいに見えます。1ページに字体は2種類か3種類くらいにした方がスッキリするでしょう。
使う字体は
時々、本文にも特徴のある字体を使っている文書を見かけますが、太字の字体などは文字が連なる本文では読みにくくて、かえって逆効果です。
本文では通常のゴシック系や丸ゴシック系、または明朝系を使った方がきれいに見えます。
イラストや写真に注意！
モノクロ文書にも、イラストや写真を入れたい場合もあるでしょうが、以下の点に注意です。
モノクロの場合、写真は控える
ご家庭や通常オフィス用のインクジェットプリンタ、レーザープリンタ、コピー機などで、モノクロでプリントやコピーをする場合には、文書内に写真が無い方が無難です。
もし、写真を入れるのであれば、パソコンで画像編集をしてモノクロでもきれいにプリントできる状態にした方が良いでしょう。
また、写真の部分は全面ベタ塗りなのでかなりのインクを使用することをふまえておきましょう。同じ理由で、イラストやカットを入れる場合も、背景が無いタイプがおすすめです。
余白は多めに
何かの難しい報告書であれば、本文がビッシリと全面を覆っていても差し支えないでしょうが、一般的にはそれでは読みにくい文書になってしまいます。そこで以下の点に工夫を。
上下左右の余白と行間を確認
ワープロソフトのページ設定などで、上下左右の余白を大きめに設定、また行間を少し空ける設定にします。これだけでかなり見やすい文書になります。
改行は多めに
全く改行していない文書がありますが、これも読みにくい原因です。本文が内容としてつながっている場合でも、適度に改行を入れる習慣をつけましょう。白地が適度にある方が、読みやすいスッキリとした文書になります。
これは一例ですが、まずはシンプルにスッキリとした文書作成をしてみて、それから独自の工夫を加えてみるといいでしょう。